商場就是我的舞台-作為日本業務所該知道的基本

如同大家都知道的,日本是一個非常注重禮節及制度的社會,尤其是在對客戶時,完美的呈現及對應更是不容有些許疏忽。身為一個外國人的我,從來沒有想過會在日本當業務的一天,剛好前陣子網路上流傳著一篇文章,內容是在討論日本公司上班及生活上的禮節,在這裡我也介紹一些我實際在日本跑國內業務時遇到的點跟大家分享。

見客戶前,你應該先照照鏡子

 

首先是見客戶前,擁有一身乾淨整潔得體的外觀是基礎的禮貌。不管是冬天還是夏天,見客戶都需要穿著較為正式的服裝。對男性來說西裝是基本款,冬天打領帶,夏天實行cool biz的時候可以不打。女性的話化妝是必須,服裝可以是較為business casual的洋裝,但是絲襪是必備,裸露雙腿對日本社會來說是一件很怪異的事。

再來,一樣不管是冬天還是夏天,見客戶之前都必須把除了西裝以外的圍巾大衣等等全部脫掉,以最完整的姿態見客人。我跟前輩常常在進入目標大樓之後就開始變裝,在電梯到達目的地樓層之後就已經是把大衣內捲搭在手上的狀態,這樣的過程常常都讓我覺得自己很像電影裡的特務出任務。

再來是關於時間的問題,遲到一定是不可能、不接受、也不被允許的,如果眼見快要遲到的情況下,就算砸大錢坐計程車移動也必須在約定時間內到達。但這樣是否就允許可以早到呢?其實也不盡然,如果在約定時間10分鐘前(或甚至更多)到達,對客戶來說也是一個困擾。尤其是約下午一點的時段,通常那時間是大家午休剛結束的時候,如果你提早到了,那其實相對的是剝奪了客戶的休息時間,這點也必須特別注意。所以最好的做法就是提早到現場,但是在約定前5分鐘內到達目標地點,在整點的時候請櫃檯或打電話過去聯絡。

 

商業面談的時候,不懂也要裝專業

 

在順利見到客戶之後,一般進會議室時都會半鞠躬說聲「失礼します。(失禮了)」 客戶及社內同事坐的位置分為兩側涇渭分明,即使對方只有一位,而同行拜訪者有三位的話,也要分成1:3的狀態分坐兩側,而不是自動的坐成2:2那樣像圍棋一樣把客戶包住。

另外還有遞名片時,先將自己的名片以雙手遞上自行報上名號,收到名片之後要說一聲「頂戴致します。(受領了)」 ,恭敬的將名片依照對方所坐的順序依序排在自己前方的桌面上,一來表示尊重,二來也是讓自己忘記對方名字的時候可以偷看一下桌子上的名片。

在開始進行生意面談的時候,「專業」 絕對是重點中的重點,即使是一個新手也可以透過周邊小物讓自己看起來「專業」。準備一本皮質筆記本及無筆管花樣的黑筆或藍筆讓作筆記時看起來優雅,不要使用有太花俏封面的筆記本或是有廣告在上面的免費筆,這樣容易帶給別人負面想法。作筆記時以手寫為主,拿出電腦做紀錄會有點失禮;公事包及背包以黑色或暗色為主,色彩不宜過度繽紛。

其他還有諸如面談的時候不可以單手托住下巴,不可以把手肘放在桌上,即使隔壁椅子有空位也該把自己的包包放在地上;盡可能縮減行李,不要帶著大包小包像剛從菜市場買菜回來的大媽拜訪客戶;冬天的時候即使再冷大衣也不要穿太厚,免得別人覺得你是剛從山上回來。

 

厲害的業務是展現在晚餐決勝點

 

晚上吃飯是一個快速且培養交情的大好時間,通常在這時候客戶會比較容易卸下心防,這時候就是身為業務進攻及獲取商業情報的大好機會。所以在這個階段,陪笑及展現幽默逗客戶開心是重點。客戶杯底快見空時要幫忙倒酒,倒酒的時候記得要把標籤露在上面;女性或是輩分最淺的人在聚會場合上需要幫忙分菜等。

至於點菜,基本上客戶想吃什麼就是什麼。我記得有一次與上司陪同顧客去一家高級燒肉店,全程他們點的都是我不敢吃的食物,我只好默默地吃著旁邊的醬菜;還有一回,上司給我看了一張他們在中國出差時客戶招待的晚餐照片,我看了一下之後驚呼一聲,原來是一隻完整的鱉帶殼的料理。上司臉色一沉跟我說了一句「身為業務你該什麼都敢吃,連酒都要會喝啊」。雖然關於食物這點我有試著嘗試新料理,但有時候我實在無法勉強我自己,只好意思意思塞在嘴裡然後趁不注意的時候吐到紙巾裡。但是不管怎樣,業務最重要的工作之一就是和客戶培養交情晚餐表現的好,和客戶關係打好通常很容易會獲得一些意想不到的情報!

 

未來的整個世界都是我的伸展台

 

作為業務實在是有太多眉眉角角需要注意,總之不外乎就是要「優雅」,「專業」,以上所列的幾點我也並非隨時隨地全然都能做到,但是做為一個「常識且具有sense的業務」,以上都還只是基本而已。我常常告訴我自己,在日本都敢當業務了,還怕世界上有我無法伸展的舞台嗎?

 

筆者:1+

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